Cadastrei o mesmo paciente 2 vezes — como consolidar em um só

Rola. Mãe chega, você cadastra rápido, semana seguinte não encontra e cadastra de novo. Vamos ver a estratégia pra consolidar sem perder dados — qual manter, como migrar o resto e como inativar o duplicado.

O que acontece

Você percebe que tem dois cadastros do mesmo bebê na sua lista — mesmo nome, mesma data de nascimento, mesmo responsável. Cada um com um pedaço da história: um tem a avaliação inicial, o outro tem as evoluções. Você quer juntar tudo em um só, sem perder informação.

Por que acontece

Busca não achou: você digitou o nome escrito diferente (com/sem acento, "Maria" vs "Ma. Eduarda") e o cadastro antigo não apareceu. Aí você criou novo;
Duas pessoas da mesma clínica: você e uma colega cadastraram o mesmo paciente independentemente;
Cache/sincronização: você cadastrou em um dispositivo, entrou em outro antes de sincronizar, e cadastrou de novo achando que não tinha;
Import de sistema antigo: ao migrar de outro sistema, alguns pacientes vieram em duplicidade.

💡

O Assimetrix hoje não tem função automática de "mesclar 2 pacientes" — o processo é manual mas simples: escolher qual manter, copiar dados que só o outro tem, inativar o duplicado. Nenhum dado é perdido.

Estratégia — em 4 decisões

1. Qual cadastro escolher pra manter

Regra geral: mantenha o que tem mais dados críticos. Priorize nesta ordem:

Evoluções assinadas eletronicamente — não valem a pena migrar (mudariam de contexto legal). Mantenha o cadastro que tem essas;
Avaliação craniométrica mais completa (com fotos + medidas + gráficos);
Plano terapêutico ativo — se um dos dois tem plano com sessões planejadas, mantenha esse;
Anamnese mais completa — costuma ser a primeira coisa que você preenche direito.

2. Anotar o que o duplicado tem de exclusivo

Antes de mexer em nada, abra os dois lado a lado (2 abas do navegador) e anote o que o cadastro que você vai descartar tem que o outro não tem:

Fotos de avaliação (baixe cada uma clicando com botão direito → Salvar imagem);
Medidas de craniometria (anote os 4 valores: DAP, DBA, DAPD, DAPE);
Evoluções escritas (copie o texto de cada uma);
Anamnese (copie campos preenchidos);
Documentos anexados (baixe cada um).

3. Migrar os dados manualmente

Abra o cadastro que vai manter e:

Fotos: vá na Fotometria e suba as fotos que você baixou;
Medidas: crie uma nova avaliação craniométrica com a data original e os valores anotados. Marque no campo Observações "Migrado de cadastro duplicado";
Evoluções: crie novas evoluções com a data original (não a data de hoje) e cole o texto. Anote no fim "[Migrado de cadastro duplicado em DD/MM/AAAA]" pra registro;
Anamnese: complete os campos que estavam vazios no cadastro mantido;
Documentos: reanexe os arquivos baixados.

4. Inativar o cadastro duplicado

Depois que você migrou tudo, mude o status do cadastro duplicado pra Inativo:

Abra o cadastro duplicado;
Na aba de Dados do Paciente, encontre o campo Status (geralmente no cabeçalho ou nas configurações do paciente);
Mude de "Ativo" pra Inativo;
Salve. Ele sai da lista principal (que mostra só ativos por padrão) e vai pra lista de inativos;
Opcional: adicione uma observação tipo "Duplicado — dados migrados pra cadastro X em DD/MM".

⚠️

Não delete o cadastro duplicado. Mantenha inativo — assim fica registro histórico e você pode consultar se precisar. Deletar é definitivo e apaga tudo (fotos, medidas, evoluções, anexos).

Como evitar no futuro

Busca inteligente: antes de cadastrar novo, digite parte do nome no filtro (ex: "Ma" pra Maria/Mariana). O sistema mostra todos que começam com essas letras;
Data de nascimento como validação: se dois pacientes têm mesmo nome/sobrenome mas datas diferentes, são pessoas diferentes. Se datas iguais, é duplicidade;
Combine equipe: se você atende com outros profissionais, defina quem cadastra novos pacientes (evita 2 pessoas cadastrando o mesmo);
Aguarde sincronização: depois de cadastrar, aguarde 5-10 segundos até ver "Sincronizado" antes de mudar de dispositivo.

Se ficar complicado

Muitos cadastros duplicados (dezenas): vale pedir ajuda pra fazer em lote — chama no WhatsApp (47) 98865-7963 que a gente vê como ajudar;
Tem evoluções assinadas eletronicamente em AMBOS os cadastros: deixe ambas — não vale a pena invalidar assinaturas legais só pra consolidar. Marque um dos dois como "Cadastro secundário" no nome e siga vida;
Dúvida sobre qual manter? Manda print dos dois cadastros pra gente no WhatsApp que ajudamos a decidir.

Perguntas frequentes

Vai chegar mesclagem automática de pacientes?

Está no roadmap mas ainda sem data. O processo é delicado porque envolve mesclar dados médicos (medidas, evoluções, assinaturas eletrônicas) que precisam de trilha de auditoria. Enquanto não chega a feature, o método manual acima resolve. Envie sua necessidade pelo WhatsApp — quanto mais gente pede, mais rápido a gente prioriza.

Se eu inativar o duplicado, ele conta pro meu limite do plano?

Depende do plano. No plano Basic (30 pacientes ativos), só pacientes ativos contam — inativados não ocupam vaga. Por isso a estratégia "inativar em vez de deletar" é ótima: você preserva histórico sem prejudicar seu limite.

O cadastro inativo aparece pra família no link público?

Não. Se o link público estava ativo no cadastro duplicado, desative antes de migrar. Depois, ative no cadastro que você mantém e reenvie o novo link pra família.

Como saber se tem cadastros duplicados sem procurar 1 por 1?

Vá pra Pacientes → filtro Todos e ordene por nome. Duplicidades ficam lado a lado — dá pra bater olho e identificar rápido. Também vale exportar backup em CSV/JSON e abrir no Excel pra procurar duplicidades por Nome+DataNascimento.